Gestion Documental

¿Qué es un sistema de Gestión Documental?

La cantidad de información generada por las compañías actuales crece de forma exponencial y la consulta de dichos datos se hace más complicada. Un sistema de Gestión Documental asegura una información organizada y eficiente, que favorezca la productividad empresarial.

¿Cómo funciona la Gestión Documental?



Ventajas de los sistemas de Gestión Documental:

Digitalización de documentos.
Comenzar a trabajar con un sistema de Gestión Documental significa llevar a cabo la digitalización de documentos en papel. Con la colaboración de un escáner, los documentos físicos se convertirán en versiones digitales que se almacenan en una localización central.

Localización central.
La cantidad de canales a través de los que la información llega a las empresas es amplia. A consecuencia de esto, grandes volúmenes de información quedan desestructurados y repartidos entre los distintos sistemas de una compañía. Un sistema de Gestión Documental almacena y organiza toda la información proveniente del trabajo diario de la empresa en una ubicación central. Ésta centralización de la información supone terminar con la búsqueda infinita de documentos por las redes de carpetas de la organización agilizando, de esta forma, el ritmo de trabajo.

Mejorar el flujo de trabajo.
Convierte los flujos de trabajo en procesos más eficientes y productivos. Gracias a la automatización de funciones, el sistema proporcionará una imagen global de los procesos de trabajo dentro de la compañía. Este control de procesos permitirá seguir las tareas incompletas, conocer aquellas que ya han finalizado o automatizar tareas repetitivas que terminarán ahorrando tiempo a la organización.

Seguridad de la información.
Aún son muchas las empresas que mantienen sus documentos almacenados en ficheros físicos y, de este modo, la posibilidad de que un archivo termine perdido o deteriorado es alta.
Estableciendo copias digitales de documentos en papel, el riesgo de pérdida disminuye de forma considerable. De esta forma, la organización trabaja con la certeza de que toda su información está segura y ubicada en un mismo sistema.

Compartir documentos.
Muchos documentos son creados para ser compartidos. Los sistemas de Gestión Documental facilitan esta tarea. A través de la creación de grupos o con accesos ilimitados a la localización central, los documentos pueden ser distribuidos tanto de forma interna como externa.

Colaboración documental.
Hay sistemas en los que múltiples personas pueden trabajar en un documento al mismo tiempo, mientras éste está alojado en una localización central. Con ello, los empleados pueden acceder en todo momento a una visión general de un documento, en donde les esta permitido modificarlo si se considera necesario. La colaboración documental permite, de esta forma, compartir ideas e información entre los empleados de una compañía de manera más sencilla.

Control de versiones.
A través de un historial de versiones, los sistemas de Gestión Documental ofrecen la posibilidad de acceder a cualquier versión del texto para recuperar información, eliminarla o añadirla.

Además de que la Digitalización en los procesos de negocio permite controlar la trazabilidad de toda la información generada en su compañía.

Gracias a la implementación de la Digitalización es posible localizar un documento en tiempo real desde cualquier ubicación, en cuestión de minutos.

El sistema de Gestión Documental está estructurada en módulos que cumplen funciones particulares dentro del proceso de administración documental. Dependiendo del objetivo de cumplimiento con respecto a la Ley General de Archivos, se pueden configurar los módulos, permitiendo flexibilidad en los tiempos de implementación y en los costos del servicio.

Uno de nuestros casos de éxito se ve reflajdo en el tiempo de facturación de una de las multinacionales líder embotelladora de agua, la cual genera diariamente alrededor de 10 mil notas de venta y gracias a la digitalización de este proceso, el tiempo de facturación se redujo a 4 horas. De esta manera, se garantiza la calidad de la información capturada y, por ende, el cobro de las mismas en tiempo y forma; logrando evitar cancelaciones por errores manuales previos a la captura de las notas.

Mejora tus procesos ahora mismo e incrementa la rentabilidad de tu empresa.